Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами

Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами

 

Идеальная проектная работа – когда члены команды работают в одном темпе, понимают друг друга без слов, оперативно подставляя плечо и подхватывая за коллегами «срывающиеся» задачи. К сожалению, такое встречается редко, т.к. все люди разные, работают на разных скоростях и по-разному расставляют приоритеты.

Чтобы работа команды не пошла по сценарию басни про «лебедя, рака и щуку», необходима грамотная организация рабочего процесса. Каждый сотрудник должен понимать, какой вклад он вносит в общий проект, что в данное время делают его коллеги и сколько часов или процессов отделяют их от финальной стадии.

На помощь руководителю проекта приходят программы-планнинги. К примеру, Trello, позволяющая организовывать работу по японской методике канбан-досок (дословный перевод «рекламный щит», вывеска»). Это одно из популярных приложений-планировщиков, помогающее даже самым творческим и неорганизованным людям делать все своевременно, без сбоев и проволочек. Программа удобная как для одиночной, так и коллективной работы. Особую популярность Trello заслужила у малого бизнеса и стартапов.

В чем ее преимущества – рассмотрим ниже.

 

Trello создана в 2011 году и почти сразу разлетелась по миру. Пользователи быстро оценили ее простой и понятный интерфейс, широкие опции бесплатной версии, возможность интеграции с другими популярными инструментами для онлайн-работы.

Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами. Фото №2

Просто и удобно

Trello — максимально упрощенный инструмент, не требующий сложного обучения (достаточно короткого инструктажа). Все, что требуется – привыкнуть к расположению канбан-досок (в интерфейсе они выглядят как привычные нам разноцветные квадратные стикеры). Доски-стикеры с записанными на них процессами распределяются по типам. Как правило, их разбивают на 3 столбца: • запланированные, • текущие, • завершенные. Это своеобразная карта, отражающая будущее, настоящее и прошедшее время. Так руководитель и члены команды видят, что уже сделано, что в процессе реализации и что запланировано на будущее. Trello позволяет вносить дополнительные столбцы досок. Так, в зависимости от специфики проекта, кому-то удобнее выделять столбики под конкретные рабочие процессы или отдельные рабочие группы.

Доступность

Приложение успешно работает в бесплатном режиме. Причем неограниченное время, а не только в рамках условного тестового периода (например, многие аналоги дают опробовать программу в течение месяца). Да, функционал будет несколько ужат, интегрировать Trello с другими приложениями будет чуть сложнее и невозможно будет подгрузить файлы тяжелее 10 МБ (впрочем, файлы большего объема можно расположить в облаке или общем диске, указав в карточке ссылку на них). Другие параметры доступности: у Trello надежный открытый API, создав собственный клиент, можно сделать удобные именно вам настройки параметров программы. Кроме того, планнер работает не только в браузере, но и в виде приложения для смартфона или планшета. Кстати, некоторые функции удобнее производить именно на сенсорных гаджетах. Тем более, это делает пользователя более мобильным: решения и статус проекта можно проверить и вне рабочего компьютера.

Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами. Фото №3

 

Мультизадачность

Программа Trello универсальная, она способна организовать работу даже большой команды (например, проекта, с участие полусотни и более человек).

Трелло позволяет контролировать степень выполнения плана по всем основным процессам сразу, на одном экране. Этот инструмент можно использовать как личный дневник или список дел, упрощенную форму CRM и даже мессенджер для общения.

 

Как пользоваться Trello

Планировщик поможет участникам проекта выполнить все поставленные задачи точно в срок. Все, что требуется - заполнить специальные карточки с задачами и вывесить их на доску, разбитую на списки. По мере выполнения задачи нужно сдвигать из одного списка в другой.

Чтобы пригласить человека в команду или назначить ответственным за задачу достаточно просто скинуть ему ссылку. Будущему участнику останется только пройти несложную регистрацию. Trello «сообщается» с массой популярных веб-сервисов, таких как: Evernote, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и т.д.

Три элемента, на которых строится работа с Trello — это доска (board), список (list) и карточка-стикер (card).

Доска — это один рабочий экран, разделенный на списки - столбцы для расклеивания карточек.

 

Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами. Фото №4

 

Карточки — поля для описания задач и закрепления ответственных лиц. Их можно передвигать вертикально внутри одного списка, свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно смещать вправо-влево и переносить с доски на доску.

В поле карточки можно вносить как обычный текст, так и прикреплять документы, ссылки, чек-листы, вложения, метки, комментарии и т.д. Карточки можно переименовывать, копировать, экспортировать, делиться ссылкой на них по почте, архивировать и удалять.

Списки тоже можно копировать, перемещать и архивировать.

Доски можно фиксировать, добавлять в «Избранные», присваивать им уровень доступа. Так, приватную доску можно посмотреть только по личному приглашению владельца, командную – сделать доступной всем участникам проекта, публичную – использовать для просмотра широким кругом лиц.

 

Заключение

Планировщик Трелло может стать отличным помощником руководителя небольшой компании или проект-менеджера. Освоив работу в приложении, вы приобретете бесплатного личного ассистента, который всегда на связи, контролирует все стадии проекта и ничего никогда не забывает. На каком-то этапе функционала Trello вам может стать недостаточно, но на первых порах развития стартапа он точно поможет вам и вашей команде работать более организованно и эффективно.

 

Планировщик Trello: как применить японские методики по управлению проектами. Фото №5

 

Узнай, как стать экспертом
Бизнес Школы
оставьте свои данные и мы перезвоним вам в ближайшее время